Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurumlarda ek ders ödemelerinin doğru ve zamanında gerçekleştirilebilmesi için veri giriş süreçleri önem taşıyor.

e-Okul ile Ek Ders Modülü arasındaki verilerin doğru şekilde eşleştirilmesi amacıyla okul yöneticilerinin bazı işlemleri belirlenen sırayla tamamlaması gerekiyor.

Yapılacak işlemlerdeki eksiklik veya hatalar, öğretmenlerin ek ders hesaplamalarına doğrudan yansıyabiliyor.

e-Okul’da 5 işlem tamamlanacak

Ek Ders Modülü'ne veri aktarımının sağlıklı yapılabilmesi için öncelikle e-Okul tarafındaki tanımlamaların tamamlanması gerekiyor.

Okul yöneticilerinin şu işlemleri sırasıyla yapması gerekiyor:

1. Seçmeli dersler tanımlanacak:
Okulda okutulacak seçmeli derslerin kurum düzeyinde sisteme işlenmesi gerekiyor.

2. Öğrencilerin dersleri kaydedilecek:
Öğrencilerin tercih ettiği derslerin e-Okul sistemine doğru şekilde aktarılması gerekiyor.

3. Öğretmen tanımlamaları yapılacak:
Dersleri okutacak öğretmenlerin ilgili derslerle eşleştirilmesi gerekiyor.

4. Haftalık ders programı oluşturulacak:
Okulun haftalık ders programının sisteme eksiksiz şekilde girilmesi gerekiyor.

5. Dersi fiilen okutan öğretmen işaretlenecek:
Birden fazla öğretmenin bulunduğu veya seçmeli derslerin farklı öğretmenlere dağıtıldığı sınıflarda, dersi gerçekte okutan öğretmenin sistemde doğru şekilde işaretlenmesi gerekiyor.

En kritik işlem: Öğretmen eşleştirmesi

Ek ders hesabında en fazla dikkat edilmesi gereken noktalardan biri, dersi fiilen okutan öğretmenin sistemde doğru şekilde belirtilmesi.

Özellikle aynı ders için birden fazla öğretmenin tanımlı olduğu durumlarda yanlış öğretmenin seçilmesi, ek ders ücretinin hatalı kişiye yansımasına neden olabilir.

Bu nedenle yöneticilerin veri girişlerini tamamlamadan önce öğretmen-ders eşleştirmelerini kontrol etmesi önem taşıyor.

Ek Ders Modülü'nde veriler yeniden çekilecek

e-Okul üzerindeki işlemler tamamlandıktan sonra Ek Ders Modülü'ne geçilecek.

Modülün Ders Yükü ekranında bulunan “Ders Yükünü Yeniden Çek” seçeneği kullanılarak güncel e-Okul verilerinin sisteme aktarılması gerekiyor.

Bu işlem yalnızca bir kez yapılmayacak. Veri çekme işleminin 38. hafta ve 39. hafta için ayrı ayrı gerçekleştirilmesi gerekiyor.

Ek ders yeniden hesaplanacak

Verilerin sisteme aktarılmasının ardından işlem yapılacak öğretmenler seçilecek.

Daha sonra ilgili ekranda “Ders Yükünü Yeniden Çek” ve “Ek Dersi Yeniden Hesapla” seçenekleri kullanılacak.

Son aşamada “Ders Yükünü Yeniden Çek ve Hesapla” işlemi gerçekleştirilerek ek ders çizelgesi oluşturulacak.

Hata çıkarsa işlemler baştan yapılacak

Sistem üzerinde yapılan kontroller sırasında ders saati eksikliği, yanlış veri veya uyumsuzluk tespit edilmesi halinde işlemlerin yeniden yapılması gerekecek.

Bu durumda öncelikle e-Okul sistemindeki hatalı kayıtların düzeltilmesi gerekiyor.

Düzeltmenin ardından Ek Ders Modülü'ndeki veri çekme ve hesaplama işlemlerinin baştan sona yeniden uygulanması gerekiyor.

Ödeme sürecinde dikkatli veri girişi önemli

Ek ders ödemelerinin doğru hesaplanabilmesi için yalnızca son aşamadaki hesaplama işleminin yapılması yeterli olmayacak. e-Okul'daki ders, öğrenci, öğretmen ve program bilgilerinin de eksiksiz ve doğru olması gerekiyor.

Bu nedenle okul yöneticilerinin tüm aşamaları sırasıyla kontrol ederek tamamlaması, olası ödeme hatalarının önüne geçilmesi açısından önem taşıyor.