E-Okul Yönetim Bilgi Sistemi’nde öğrencilerin hastalık ve izin süreçlerine ilişkin dijital dönüşüm uygulaması gündeme geldi. Paylaşılan bilgilere göre Millî Eğitim Bakanlığı (MEB) ile Sağlık Bakanlığı arasındaki entegrasyon kapsamında, sağlık kuruluşları tarafından düzenlenen elektronik istirahat raporları doğrudan e-Okul sistemine aktarılacak.
Yeni uygulamayla birlikte, elektronik ortamda sisteme iletilen raporların okul idareleri tarafından görüntülenmesi ve devamsızlık işlemlerinde kullanılması hedefleniyor. Böylece rapor işlemlerindeki kâğıt belge ve kurumlar arası evrak trafiğinin azaltılması amaçlanıyor.
e-Okul’da yeni rapor sistemi nasıl işleyecek?
Paylaşılan haberde yer alan bilgilere göre sağlık kuruluşları tarafından düzenlenen elektronik istirahat raporları, e-Rapor altyapısı üzerinden e-Okul Yönetim Bilgi Sistemi’ne iletilecek.
Okul yöneticileri ve yetkili öğretmenler, ilgili öğrencinin rapor bilgilerini sistem üzerinden görüntüleyebilecek. Rapor tarihi, istirahat süresi ve sağlık kuruluşuna ilişkin bilgilerin kontrol edilmesinin ardından devamsızlık işlemi gerçekleştirilebilecek.
Öğretmenler ve okul idarecileri hangi adımları izleyecek?
Haberde belirtilen işlem sürecine göre okul yöneticileri ve yetkili öğretmenlerin şu adımları takip etmesi gerekiyor:
Sisteme giriş: e-Okul Yönetim Bilgi Sistemi’ne kurum kullanıcı bilgileriyle giriş yapılır.
İlgili menüye ulaşma: İlkokul-Ortaokul/Ortaöğretim Kurum İşlemleri bölümünden “Devamsızlık İşlemleri” menüsüne girilir.
Devamsızlık ekranını açma: “Özürlü Devamsızlık Girişi” ekranı seçilir.
Öğrenciyi sorgulama: İlgili öğrencinin okul numarası girilerek sorgulama yapılır.
Rapor bilgilerini kontrol etme: Sisteme aktarılan raporun tarihi, gün sayısı ve hekim veya sağlık kuruluşu bilgileri incelenir.
İşlemi kaydetme: Bilgiler kontrol edildikten sonra ekrandaki “Kaydet” seçeneğiyle işlem tamamlanır.
Kâğıt rapor ve ıslak imza zorunluluğu kalkıyor mu?
Haberde aktarılan yeni uygulamaya göre elektronik ortamda sisteme iletilen raporların ayrıca kâğıda basılması, ıslak imzalı çıktı alınması veya okul idaresine fiziksel olarak teslim edilmesi gerekmeyecek.
Bu değişiklikle velilerin rapor teslimi için okul ile aile sağlığı merkezi arasında gidip gelmesinin önüne geçilmesi, okul idarelerinin evrak işlemlerinin azaltılması ve kâğıt kullanımının düşürülmesi amaçlanıyor.
Ancak uygulamanın kapsamı ve hangi rapor türlerinde geçerli olduğu konusunda resmî açıklama ve talimatların esas alınması gerekiyor.
Yeni sistem velilere ve okullara ne sağlayacak?
Elektronik rapor entegrasyonunun uygulandığı durumlarda çeşitli kolaylıklar sağlanması bekleniyor:
Daha az evrak işlemi: Raporların dijital aktarımı, fiziksel belge takibini azaltabilecek.
Velilere kolaylık: Elektronik raporun okula ulaştırılması için ayrıca belge teslim etme ihtiyacı ortadan kalkabilecek.
Okul işlemlerinde hız: Yetkili personel rapor bilgilerine sistem üzerinden erişebilecek.
Kâğıt kullanımında azalma: Basılı rapor ve çıktı ihtiyacının düşmesi hedefleniyor.
Okulların dikkat etmesi gereken nokta
Elektronik raporların e-Okul’a aktarılması, rapor bilgilerinin kontrol edilmesi ve devamsızlık işlemlerinin doğru yürütülmesi önem taşıyor. Okul yönetimlerinin sistemde görüntülenen bilgileri inceleyerek ilgili işlemleri yürürlükteki mevzuat ve resmî talimatlar doğrultusunda yapması gerekiyor.