Başka kuruma atanan memurun özlük dosyası, atandığı kuruma gönderiliyor ve o kurumca saklanıyor.
Dosya, ilişik kesme işlemleri tamamlandıktan sonra en kısa sürede yeni kuruma iletiliyor.
Gönderimde dizi pusulası kullanılıyor.
| Dayanak |
|---|
| Kamu Personeli Genel Tebliği (Seri No: 2) |
| Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı’nın 23 Temmuz 2026 tarihli ve E-53773008-622.02-16247675 sayılı görüşü |
Saklama yükümlülüğü kime geçiyor?
Tebliğe göre görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyaları kurumlarınca saklanıyor.
Bakanlık görüşü, naklen veya açıktan başka kuruma atanma durumunu netleştiriyor:
Memurun naklen veya açıktan başka bir kuruma atanması hâlinde bu yükümlülük “yeni atandığı kuruma geçecektir.”
Dosya nasıl gönderiliyor?
| Uygulama adımları |
|---|
| Dosya, Tebliğe göre belirlenen dizi pusulası ile gönderiliyor |
| Mal bildirim beyannameleri, varsa sicil belgeleri, adli ve idari soruşturma evrakları ile atama ve terfi onayları özellikle kontrol ediliyor |
| İlişik kesme tamamlandıktan sonra dosya ilgili personel tarafından kontrol ediliyor |
| Ayrılma kaydını içeren onaylı hizmet belgesi dosyaya konuluyor |
| Dosya, ilişik kesme tarihinden sonra işlemler bitince en kısa sürede gönderiliyor |
Ayrılan personelin dosyasında neler bulunuyor?
Kurumdan ayrılan personelin özlük dosyası, kurum arşivinin ayrılanlar bölümüne alınıyor.
| Dosyada mutlaka yer alanlar |
|---|
| İşten ayrılma onayları |
| İlişik kesme belgesi |
| Kurum kimlik belgesi |
| Ayrılma kaydını gösteren hizmet belgesi |
Ayrıca personelin kuruma ilk defa atanma sürecine ait belgelerin birer örneği de saklanıyor.
Nakil sonrası eski kurumda hangi belgeler kalıyor?
Dosya gönderildikten sonra eski kurum şu belgeleri muhafaza ediyor:
| Eski kurumda kalan belgeler |
|---|
| Muvafakat talep yazısı ve uygun görüldüğüne dair yazı |
| Karşı kuruma atandığına dair atama onayı |
| Kurumdan ayrılış yazısı ve ayrılış bildirgesi |
| İlişik kesme belgesi ve personel nakil bildirimi |
| Kurum kimlik kartı |
| Dosya gönderme üst yazısı ve karşı kurumdan alınan onaylı dizi pusulası |
SIK SORULAN SORULAR
Dosyam gitmezse ne yapmalıyım?
Yeni kurumunuzun personel birimine başvurun; eski kurumunuzla yazışma yapılması gerekebilir.
Dizi pusulası nedir?
Dosyadaki belgelerin listelendiği ve sayıldığı belge. Hangi evrakın gönderildiğini gösteriyor ve karşı kurumca onaylanıyor.
Eski kurumda kalan belgeleri talep edebilir miyim?
Bu belgeler kurumun arşiv yükümlülüğü kapsamında tutuluyor. İhtiyacınız varsa örneğini talep edebilirsiniz.
Soruşturma evrakı da gönderiliyor mu?
Adli ve idari soruşturma evrakları özellikle kontrol edilen belgeler arasında sayılıyor.
Açıktan atamada da aynı usul mü geçerli?
Bakanlık görüşü naklen ve açıktan atamayı birlikte ele alıyor; saklama yükümlülüğü yeni kuruma geçiyor.
Belirli bir süre sınırı var mı?
Mevzuatta gün olarak sayı verilmiyor; “işlemler bittikten sonra en kısa süre” ifadesi kullanılıyor.