PDF dokümanları dijital hayatımızın vazgeçilmez bir parçası haline gelmiş durumda. Gerek PDF’in kodlarındaki geliştirmeler gerekse PDF düzenleme programlarının, uygulamalarının ve araçlarının artması sayesinde bu formatla çalışmak kolaylaştı. Ancak, yine de onlarla uğraşırken bazı zorluklarla karşılaşmak kaçınılmaz.

Yapay zeka, birçok alanda olduğu gibi PDF yönetimini de kolaylaştırmakla kalmayıp daha verimli hale getirebilir. Taranmış belgelerin dönüştürülmesinden tekrarlı görevleri otomatize etmeye kadar birçok noktada yapay zekaya başvurmak mümkündür. Bu yazıda PDF’lerde yapay zekadan nasıl yararlanabileceğinize ayrıntılı bir şekilde yer verilmiştir.

PDF’te yapay zeka ne anlama gelir?

Yapay zeka terimini her yerde duyuyoruz. Peki, PDF’ler söz konusu olduğunda bu ne anlama geliyor?

PDF düzenleyiciler, PDF dokümanlarını güçlendirmek için yapay zekadan destek alır. Bu durumda, PDF’ler statik sayfalar olmaktan çıkarak iş akışınızı kayda değer ölçüde kolaylaştırabilecek akıllı özelliklerle donanmış hale gelir.

Örneğin, yapay zeka taranmış görüntüleri düzelenebilir metne çevirebilir, büyük dokümanlardaki önemli bilgileri tanımlayabilir ve çıkartabilir, hatta metni farklı dillere tercüme edebilir. Yapay zekanın PDF ile entegrasyonu hem kişisel hem de profesyonel kullanım için kuvvetli bir araç yaratabilir; çünkü sıradan PDF’leri dinamik, interaktif belgeler haline getirir.

Yapay zeka destekli PDF düzenleme araçları, PDF belgelerinin basitliğini yapay zekanın aklıyla birleştirerek daha fazla değil daha pratik çalışmanızı sağlar. Mesela, devasa bir dosya yığını arasından aradığınız belgeyi bulduğunuzu veya istediğiniz bilgilere sahip bir formun otomatik olarak anında doldurulduğunu düşünün.

Yapay zekanın PDF’lerle çalışmayı kolaylaştırması ve sizi zamandan tasarruf ettirmesi sayesinde gerçekten odaklanmanız gereken şeylere daha fazla zaman ve emek ayırabilirsiniz.

PDF’lerde yapay zeka nasıl kullanılır?

PDF belgelerinde yapay zeka kullanmak için iki temel yaklaşım bulunur: Birincisi geleneksel yöntem, ikincisi ise daha gelişmiş olan modern yöntem.

Geleneksel yöntemde OCR (Optik Karakter Tanıma) ve NLP (Doğal Dil İşleme) birlikte kullanılır. OCR, taranmış PDF’lerin veya imaj dosyalarının aranabilir ve düzenlenebilir metinler haline gelmesini sağlayan teknolojidir. NLP, bilgisayarların ve dijital cihazların sayısal dilbilim ve insan dilinin kural bazlı modellemesi ile istatistik modelleme, makine öğrenmesi ve derin öğrenmeyi birleştirerek metinleri ve konuşmaları tanımayı ve anlamayı sağlar.

Bu yöntem etkili olabilse de genelde kesinlik elde etmek için ciddi ölçüde eğitim gerektirir ve karmaşık mizanpajlarda veya el yazısı metinlerde zorlanabilir. Farklı türde belgelerle çalışmaları için çoğunlukla modelleri önceden eğitimeniz ve sürekli iyileştirmeniz gerekir.

Modern yöntem ise IDP (Akıllı Belge İşleme) ve LLM’ler (Büyük Dil Modelleri) kullanır. Böylece daha direkt ve net bir sonuç verir. IDP, kapsamlı bir eğitime gerek kalmadan, PDF belgelerindeki verileri sınıflandırmak, çıkarmak veya doğrulamak için yapay zekadan yararlanır. LLM, PDF’lerin içindeki metinleri yüksek bir kesinlik seviyesinde anlamak ve işlemek için geniş bilgi tabanlarından faydalanır.

Bu yeni teknolojiler kavramları ve küçük farkları anlayabilecek kapasiteye sahiptir. Böylece sadece PDF değil, başka belge türlerini de fazla ayar ve eğitim gerekmeden çok daha etkili biçimde ele alırlar.

PDF’lerde yapay zeka kullanmanın avantajları

Yukarıdaki bilgilerin de ışığında, PDF’lerde yapay zeka kullanmanın getirebileceği çeşitli avantajlar şöyle sıralanabilir:

• Belgeleri daha hızlı ele alma: Yapay zeka destekli PDF araçları, form doldurma ve metin dönüştürme gibi görevleri otomatize belgeleri ele alma sürelerini kısaltır. Böylece iş gününüzü daha verimli hale getirir.
• Daha yüksek kesinlik oranı: Yapay zeka, PDF’leri düzenlerken veya onlardan verileri çıkarırken daha kesin sonuçlar verir; hata riskini en aza indirerek belgelerinizin kesinliğini büyük ölçüde garanti eder.
• Kullanım kolaylığı: PDF’lerde yapay zeka olması iş akışınızı basitleştirir; çünkü özel bir bilgi veya birden çok uygulamaya gerek kalmadan belgelerinizi düzenleyebilir, dönüştürebilir ve yönetebilirsiniz.
• Daha fazla erişilebilirlik: Yapay zeka, etiketler ekleyip veya diğer özellikler sayesinde belgelerde yön bulmayı kolaylaştırarak PDF’lerin farklı deneyim, sağlık, psikoloji seviyelerindeki herkese erişilebilir olmasını sağlar.
• Maliyetten tasarruf: Belgelerle alakalı görevleri yapay zekayla otomatize etme manuel girdi ihtiyacını azaltır. Bu da zamanla maliyetlerde önemli tasarruf oranlarına önayak olabilir.
• Daha iyi arama fonksiyonu: Yapay zeka, taranmış belgelerinizi bile arama yapılabilir hale getirir. Böylece, ihtiyacınız olan bilgiyi PDF’lerinizin içinde hızlı ve kolay bir şekilde bulabilirsiniz.

PDF’lerde yapay zeka kullanma örnekleri

Yapay zeka destekli PDF’lerle yapabileceklerinizden bazıları şunlardır:

• Faturalardan veri çıkarma: Birçok işletme satıcılarına veya müşterilerine PDF formatında fatura gönderir. Bu faturalardan toplam miktar, son ödeme tarihi veya malzeme ayrıntılarını çıkartabilirsiniz. Böylece ödeme ve alacak süreçlerinizi kolaylaştırabilirsiniz.
• Mali raporları analiz etme: Organizasyonlar çeyrek kazanç raporları veya yıllık raporlar gibi finansal raporlarını da genelde PDF formatında alır. Yapay zeka bunlardan ana mali ölçütleri çıkarabilir ve daha derin içgörüler sunabilir.
• Formlara veri girişini otomatize etme: Şirketler müşterilerden, çalışanlardan veya paydaşlardan veri toplamak için PDF formlarını kullanır. Yapay zekayla bu formlardan verileri çıkarabilir ya da elle form doldurmak yerine alanları otomatik tamamlayabilirsiniz.

Günlük hayatta karşınıza çıkabilecek diğer birkaç örneği de aşağıda bulabilirsiniz:

PDF dosya birleştirme ve ayırma

Benzer konuya veya konsepte sahip PDF’leri birleştirmek belge dağınıklığınızı azaltarak verimli çalışmanıza katkıda bulunabilir. Burada dikkat etmeniz gereken dosya boyutunun fazla büyük olmamasıdır. (Bu durumda PDF sıkıştırma araçlarını kullanabilirsiniz.) PDF ayırma, uzun PDF’leri daha küçük belgelere bölerek işlem sürelerinizi kısaltabilir.

İki işlem de yapay zekanın katkısıyla daha etkili hale getirilebilir. Burada araçların kullanma ihtimali olan çözümler şunlardır:

• Akıllı sayfa tanıma: Yapay zekalı araçlar basit sayfa birleştirme ve ayırmanın ötesine geçer. PDF’nizin yapısını ve içeriğini analiz ederek belgeyi bölmenin en makul olduğu yerleri belirler, böylece belgeler mantıklı bir akışa sahip olur.
• OCR (Optik Karakter Tanıma): Yukarıda da bahsedildiği gibi, bu teknoloji yapay zekayı kullanarak taranmış PDF’lerin aranabilir, düzenlenebilir, kopyalanıp yapıştırılabilir metinler haline getirilmesini sağlar.
• Bulut tabanlı çözümler: Bulut tabanlı PDF araçları size her yerden ve her zaman çalışma fırsatı sunar. Böylece, uzaktan çalışan ekiplerin de kesintisiz bir şekilde işbirliği yapmasına, PDF’leri düzenlemelerine, birleştirmelerine ve ayırmalarına olanak tanır.

PDF Guru’nun PDF birleştirme aracını kullanarak benzer PDF’leri bir araya getirebilir; PDF ayırma aracını kullanarak da dokümanınızı daha kolay incelenebilecek parçalara bölebilirsiniz. PDF birleştirme online adımları aşağıdaki gibidir:

• PDF birleştirme aracına belgelerinizi tek tek yükleyin
• Onları istediğiniz sırada düzenleyin ve birleştirme sürecini başlatın
• Birleştirilmiş dosyayı cihazınıza yükleyin.

PDF editleme

OCR (Optik Karakter Tanıma) sayesinde taranmış belgelerin ve resimlerin metinleri çıkarılabildiği için PDF düzenleme de mümkün olur. Bu aşamadan sonra yapay zeka belirli metinleri toplu olarak değiştirmeye veya formları otomatik ve konuyla alakalı olarak doldurmaya yardım edebilir.

Otomatize düzenlemeler arasında elektronik imza atma da sayılabilir. Formlar başta olmak üzere özgünlüğünü kanıtlamak istediğiniz belgelere hazırladığınız e-imzaları ekleyebilirsiniz. İmza oluşturma seçeneklerinde de yapay zekadan yardım almak mümkün. Yazıyla, çizimle veya hazır stillerle kendinize özel bir imza oluşturmanız kolay.

PDF özetleme

Yapay zeka destekli araçlar PDF belgelerinizi özetleyerek her şeyi uzun uzadıya okumadan önemli noktaları hızla kavramanıza yardımcı olur. Bu da avukatlar, öğretmenler, araştırmacılar, öğrenciler ve uzun veya kompleks materyallerle uğraşması gereken diğer kişiler için büyük bir zaman tasarrufu sağlar.

Birçok yapay zeka aracı özetin uzunluğunu ayarlayarak veya belli konulara odaklanarak onu kişiselleştirmenize de olanak tanır.

Sonuç

Yapay zeka destekli PDF araçları, iş akışlarınızı kolaylaştırabilir ve sizi fazladan zaman, emek ve para harcamaktan kurtarabilir. PDF birleştirmekten form doldurmaya kadar birçok görevi otomatize etmeniz mümkün. Tek yapmanız gereken size bütün bunları sunan ve amaçlarınıza uygun online platformu seçip kullanmaya başlamak.