Yeni eğitim dönemi yaklaşırken özel okulun kayıt masasında kuyruk oluşabilir, kursun telefonları aralıksız çalabilir veya muhasebe ekibi tahsilat işlemlerine yetişemeyebilir. Böyle durumlarda kalıcı kadroyu büyütmeden belirli bir ihtiyacı karşılamak mümkün olabilir. Ancak özel istihdam bürosu aracılığıyla geçici iş ilişkisi yalnızca kanunun izin verdiği hallerde kurulabilir. Kamu okulları dahil kamu kurum ve kuruluşlarında bu model kullanılamaz. Özel öğretim kurumları için de her personel açığı tek başına yeterli gerekçe değildir.

Özel okulların idari ve destek işlerinde süreli çalışan ihtiyacına yönelik Nexora Danışmanlık tarafından sunulan personel temini hizmeti, İŞKUR tarafından yetkilendirilmiş özel istihdam bürosu üzerinden geçici iş ilişkisi kurulmasına dayanır. Çalışan büroya bağlıdır, günlük görevlerini ise okulun veya kursun işyerinde, kurum yöneticilerinin işin gereğine uygun talimatlarıyla yürütür. Uygunluk değerlendirmesinde önce ihtiyacın nedeni, ardından görev ve süre belirlenir.

Kayıt dönemi yoğunluğu hangi kapsama girer?

Okulların erken kayıt, bursluluk sınavı ve yeni dönem kesin kayıt takvimleri, öğrenci ve veli başvurularını kısa bir zaman aralığında yoğunlaştırabilir. Danışma masasının açılması, başvuru evraklarının kontrolü, görüşme randevularının planlanması ve kayıt dosyalarının düzenlenmesi için ek çalışan gerekebilir. Her yıl benzer tarihlerde ortaya çıkan bu yük, koşulları varsa mevsimlik işler dışındaki dönemsellik arz eden iş artışı kapsamında değerlendirilebilir.

Burada belirleyici nokta, işin sürekli kadro ihtiyacından mı yoksa sınırları belli bir yoğunluk döneminden mi kaynaklandığıdır. Örneğin yeni kayıtların tamamlanmasından sonra normal personel kapasitesi yeterliyse geçici destek mantıklı olabilir. Buna karşılık yıl boyunca açık kalan bir öğrenci işleri pozisyonunun yalnızca bütçe gerekçesiyle geçici gösterilmesi uygun bir dayanak oluşturmaz. Her yıl tekrar eden kayıt dönemi ile beklenmedik kapasite artışı da aynı hukuki durum değildir.

Doğum izni ve askerlik nedeniyle boşalan görev nasıl doldurulur?

Bir kursun ön büro sorumlusu doğum iznine ayrıldığında telefon yanıtları, veli bilgilendirmesi ve randevu yönetimi durmaz. Benzer şekilde muhasebe veya satın alma işlerinde çalışan bir kişinin askerlik nedeniyle iş sözleşmesinin askıda kalması, mevcut ekibin yükünü artırabilir. Kanun, analık izni, doğum sonrası ilgili izin ve kısmi çalışma halleri, askerlik ve iş sözleşmesinin askıda kaldığı diğer durumlar için geçici iş ilişkisine izin verir.

Bu tür görevlendirmelerde süre, ilgili izin veya askı hali devam ettiği müddetçe kurulabilir. Dolayısıyla her geçici çalışan için otomatik olarak dört aylık bir bitiş tarihi belirlenmez. Kurumun personelin görevine dönüşünü ve işin devir teslimini önceden planlaması gerekir. Geçici çalışanın varlığı, izinli kişinin iş güvencesini veya dönüş hakkını ortadan kaldırmaz.

Beklenmedik öğrenci artışı farklı mı değerlendirilir?

Bir özel öğretim kurumunun beklediğinden fazla kayıt alması, yeni şube veya program nedeniyle başvuru trafiğinin birden artması ya da planlanmamış bir hizmet talebiyle karşılaşması ayrı değerlendirme gerektirir. İşletmenin ortalama mal ve hizmet üretim kapasitesini geçici iş ilişkisi kurmayı gerektirecek ölçüde ve öngörülemeyen biçimde aşan artışlar, kanundaki başka bir haldir. Sadece işletmenin büyümek istemesi veya olağan kayıt hedefini yükseltmesi, bu koşulun gerçekleştiğini göstermez.

Öngörülemeyen artış gerekçesiyle personel görevlendiriliyorsa ihtiyaç somut verilerle açıklanmalıdır. Önceki dönem başvuru sayıları, başvuruların günlere dağılımı, iş yükü ve mevcut personelin karşılayabildiği kapasite bu değerlendirmeye yardımcı olur. Bu halde ayrıca geçici çalışan sayısına ilişkin yasal sınır uygulanır. Kural olarak geçici işçi sayısı işyerindeki işçi sayısının dörtte birini aşamaz, on ve daha az işçi çalıştırılan işyerlerinde beş kişiye kadar geçici iş ilişkisi kurulabilir.

Hangi idari ve destek görevleri için düşünülebilir?

İhtiyacın hukuki dayanağı uygunsa eğitim hizmetinin çevresindeki çeşitli işler süreli görevlendirme için değerlendirilebilir. İş tanımının açık olması, aranan deneyimin belirlenmesi ve çalışanın hangi sistemlere erişeceğinin önceden kararlaştırılması önemlidir.

• Kayıt ve öğrenci işleri. Başvuru dosyalarının düzenlenmesi, randevu takibi, belge kontrolü ve bilgi taleplerinin ilgili birime yönlendirilmesi.
• Ön büro ve iletişim. Karşılama, telefon trafiği, veli görüşmelerinin planlanması ve gelen taleplerin kayıt altına alınması.
• Muhasebe desteği. Evrak tasnifi, tahsilat kayıtlarının kontrolüne yardımcı işler ve yetki sınırları belirlenmiş veri girişleri.
• Operasyonel destek. Etkinlik hazırlığı, arşiv düzenleme ve günlük işlerin dışında aralıklı yürütülen organizasyon görevleri.

Öğretmenlik, eğitim yöneticiliği ve ders verme yetkisi gerektiren görevler aynı çerçevede otomatik olarak ele alınmamalıdır. Bu pozisyonlar için özel öğretim kurumlarına ilişkin atama, çalışma izni ve mesleki yeterlilik kurallarının ayrıca incelenmesi gerekir. İdari destek çalışanına da görev tanımı dışında eğitim verme sorumluluğu yüklenmemelidir.

Çalışanın işvereni kimdir ve yükümlülükler nasıl paylaşılır?

Geçici iş ilişkisinde üç taraf bulunur. Yetkili özel istihdam bürosu, geçici çalışan ve hizmet alan özel okul veya kurs. Çalışanla iş sözleşmesini büro yapar. Okul ile büro arasında ise başlangıç ve bitiş tarihi, işin niteliği ve hizmet bedeli gibi unsurları içeren yazılı geçici işçi sağlama sözleşmesi kurulur. Ücret ödemesi, işe giriş bildirimi, SGK işlemleri ve bordro düzeni büro tarafından yürütülür.

Bununla birlikte okulun sorumluluğu tamamen sona ermez. Günlük çalışma düzenini ve işin yapılışını kurum yönetir, işyerine özgü iş sağlığı ve güvenliği eğitimi ile koruyucu tedbirleri sağlamak zorundadır. İş kazası bildirimleri, çalışma koşulları, sosyal hizmetlerden eşit yararlanma ve SGK yükümlülüklerinden büroyla birlikte sorumluluk gibi konular da dikkate alınmalıdır. Devam çizelgeleri, fazla çalışma ve izin bilgileri doğru tutulmadığında büro tarafından hazırlanan bordro da hatalı olabilir.

Geçici iş ilişkisi ne kadar sürer?

İş Kanunu'nun 7. maddesinde sayılan hallerin çoğunda ilk sözleşme en fazla dört ay için kurulur. Mevsimlik işler dışındaki dönemsel iş artışında bu sözleşme yenilenemez. Aralıklı yapılan işler, belirli acil durumlar ve öngörülemeyen kapasite artışında ise toplam sekiz ayı aşmamak koşuluyla en fazla iki yenileme yapılabilir. Doğum izni ve askerlik gibi iş sözleşmesinin askıda kaldığı durumlarda ise farklı süre kuralı uygulanır ve görevlendirme ilgili halin devamına bağlanır.

Azami süre dolduktan sonra aynı iş için altı ay geçmeden yeniden geçici işçi çalıştırılamaz. Süresi sona eren sözleşmeye rağmen çalışmanın sürmesi, işçinin okul veya kurs bünyesinde belirsiz süreli iş sözleşmesiyle çalışıyor sayılması sonucunu doğurabilir. Bu nedenle takvim yalnızca işe başlama günü için değil, bitiş ve olası yenileme kararları için de tutulmalıdır.

Kurum karar vermeden önce neleri kontrol etmeli?

İşletmecinin ilk sorusu kaç kişiye ihtiyaç duyduğu değil, bu ihtiyacın neden geçici olduğudur. Personel sayısı ancak gerekçe ve iş tanımı netleştiğinde sağlıklı biçimde hesaplanabilir. Değerlendirme sırasında şu noktaların yazılı hale getirilmesi yararlıdır.

• Yoğunluğun veya personel yokluğunun başlangıç ve tahmini bitiş tarihi.
• Yapılacak işlerin kapsamı, çalışma saatleri ve doğrudan talimat verecek yönetici.
• İhtiyacın dönemsel artışa, öngörülemeyen kapasite değişimine veya iş sözleşmesinin askıda kalmasına dayanıp dayanmadığı.
• Özel istihdam bürosunun İŞKUR tarafından verilmiş geçici iş ilişkisi kurma yetkisinin geçerliliği.
• Çalışanın erişeceği öğrenci ve veli bilgilerinin korunması, gerekli erişim sınırları ve işyerine uyum eğitimi.

Kayıt masasındaki kısa süreli yoğunluk ile sürekli açık kalan bir muhasebe pozisyonu farklı istihdam kararları gerektirir. Geçici iş ilişkisi, uygun durumda süresi belirlenmiş açığı kapatabilir. İş yükü kalıcı hale gelmişse doğrudan işe alım, bağımsız biçimde yürütülebilecek yardımcı işlerde ise hukuki koşulları varsa farklı hizmet modelleri değerlendirilmelidir. Özel okul veya kurs için doğru seçim, görevin adı kadar ihtiyacın nedeni ve sürdüğü süreye bağlıdır.